PDF-Barrierefreiheit

Was sind barrierefreie PDF-Dokumente?

Viele Informationen liegen ausschließlich als PDF-Inhalte vor – seien es Berichte, Broschüren, Protokolle, Gebrauchsanleitungen, Fahrpläne, Tickets oder Kontoauszüge. Doch häufig weisen PDFs massive Barrieren für Menschen mit Behinderungen auf. Sie scheitern auch in bestimmten Nutzungsszenarien wie mobiles Internet, KI oder Big Data. Teilweise sind solche Dokumente komplett unbenutzbar, teilweise sind die Inhalte nur unvollständig oder fehlerhaft zugänglich.

Barrierefreie PDF-Dokumente schaffen hier Abhilfe. In ihnen sind alle relevanten Inhaltselemente mit unsichtbaren, aber maschinenlesbaren Markierungen und Zusatzinformationen hinterlegt, so dass auch Menschen mit Behinderungen mühelos und zuverlässig die Inhalte nutzen und mit den Dokumenten interagieren können. 

Das Prinzip barrierefreier PDFs verstehen

Das Layout spricht zu uns

Damit wir uns in den Inhalten eines Dokumentes zurechtfinden, ziehen wir visuell vorhandene Zusatzinformationen heran. Wir erkennen in der Regel anhand des Layouts und der Formatierungen beispielsweise: 

  • was eine Überschrift der ersten Ebene sein soll,
  • wo wir es mit einer Aufzählung zu tun haben,
  • was ein klickbarer Link ist und
  • was als Bildunterschrift gedacht ist.

Das Layout für Software 
sprechend machen

Damit auch Software auf solche durch Layout vermittelte Zusatzinformationen zugreifen kann, ist es erforderlich, diese in maschinenlesbarer Form zu hinterlegen. Dazu gibt es bestimmte Markierungen, sogenannte Tags.

Tags kann man sich als Etiketten vorstellen, die an Inhaltselementen kleben und deren Rolle vermitteln. Dazu gibt es eine ganze Menge an vordefinierten Etiketten wie beispielsweise:

  • "H1" für eine Überschrift der ersten Ebene
  • "L" als Listencontainer und "LI" zur Markierung eines einzelnen Listeneintrags
  • "Link" für eine Verknüpfung wie beispielsweise eine URL
  • "Figure" für ein Bild oder "Caption" für eine Bildunterschrift

Jedes relevante Inhaltselement 
hat ein Etikett

Damit ein PDF barrierefrei sein kann, muss für jedes relevante Inhaltselement ein entsprechendes Etikett hinterlegt sein. Alle Etiketten zusammen sind in einer eindeutigen Reihenfolge und hierarchisch gegliedert auf einer unsichtbaren Strukturebene angeordnet. Im PDF ist dies der Tag-Baum.

Die Unterscheidung in relevant und nicht relevant ist wichtig, da ein PDF viele Objekte enthalten kann, die für das Verständnis der Inhalte nicht erforderlich sind und gar ablenkend wären. Dazu zählen typischerweise Hintergrundgrafiken, Zierlinien, Kopf- und Fußzeilen oder Seitenzahlen. Solche Objekte sind speziell gekennzeichnet und nicht Teil des Tag-Baums.

»Das Wesentliche ist für die 
Augen unsichtbar«

Ob ein PDF barrierefrei ist, lässt sich nicht auf den ersten Blick erkennen. Entscheidend ist, ob der unsichtbar hinterlegte Tag-Baum vorhanden ist und den Regeln entspricht.

Der Tag-Baum, häufig auch Strukturansicht genannt, gibt die relevanten Inhalte einschließlich der visuellen Zusatzinformationen vollständig, angemessen und in der richtigen Reihenfolge wider.

Um den Tag-Baum anzuschauen oder zu prüfen, gibt es bestimmte Werkzeuge wie axesPDF, axesCheck oder den PDF Accessibility Checker.

Kostenlos PDFs online prüfen 

Auf den ersten Blick ist nicht erkennbar, ob ein PDF barrierefrei ist. Mit axesCheck, dem kostenlosen, webbasierten PDF Accessibility Checker ist ein Prüfen der Barrierefreiheit gemäß der ISO-Standards PDF/UA und WCAG in Sekundenschnelle möglich.

Warum ist digitale Barrierefreiheit wichtig?

Angesichts der Tatsache, dass ganze Nutzergruppen vom digitalen Alltag ausgeschlossen sind, ist das Thema digitale Barrierefreiheit noch ziemlich unbekannt - gerade auch bei Unternehmen. Dabei bietet "Digital Accessibility" eine spannende Mischung aus: Gutes tun und gut fürs Geschäft.

Zielgruppen erweitern

Das gilt nach außen: mehr und neue Kundengruppen erreichen. Eine von fünf Personen ist auf barrierefreie Inhalte angewiesen. Das gilt aber auch nach innen: das Schaffen einer Arbeitswelt, an der jeder Mensch teilnehmen kann. Attraktiv sein für Fachkräfte und Talente - mit und ohne Behinderungen. Diversität, Equality und Inklusion nicht nur als Buzzwords, sondern als gelebte Wirklichkeit.

 

Gesetzeskonform sein

Was mit klaren gesetzliche Vorgaben für die öffentliche Verwaltung begann, ist inzwischen auf die Privatwirtschaft ausgeweitet und gilt auch für alle PDF-Inhalte: Der European Accessibility Act (EAA) – in Deutschland in Form des Barrierefreiheitsstärkungsgesetzes (BFSG) seit 2022 geltendes Recht – hat zum Ziel, eine umfassende Teilhabe aller Menschen an der Informationsgesellschaft möglich zu machen.

Gleichwertigen Zugang ermöglichen

Equal Access, der gleichwertige Zugang zu Informationen für alle, ist ein wichtiger Teil einer vollständigen Inklusion. Es geht nicht nur darum, irgendwie an die Abfahrtszeit oder den genauen Rechnungsbetrag heranzukommen. Nein, es soll in gleicher Weise möglich sein: gleich schnell, gleich vollständig, gleich vertrauenswürdig.


 

Soziale Verantwortung wahrnehmen

Für Unternehmen bedeutet das: am besten heute aktiv werden, um PDF-Barrierefreiheit kostengünstig und effizient umzusetzen und Sanktionen zu vermeiden. Jetzt winken noch Image-Gewinne und First-Mover-Vorteile: Sowohl mit Blick auf neue Kundenschichten – die sich übrigens durch besondere Treue auszeichnen – als auch hinsichtlich der öffentlichen Wahrnehmung.

Wie lassen sich barrierefreie 
PDF-Dateien erstellen?

Drei Wege, um Barrierefreiheit in PDF umzusetzen

Grundsätzlich gibt es drei Wege, um barrierefreie PDFs zu erstellen. Diese richten sich nach dem jeweiligen Format, in dem die Inhalte vorliegen. Für alle drei Wege gilt: Wenn man es richtig anpackt, lässt sich der Zusatzaufwand massiv minimieren oder gar auf Null bringen.

Direkt aus einem Quellformat wie Word, InDesign oder HTML

Der beste Weg: Ihr legt alle Features der Barrierefreiheit bereits in der Quelldatei an und verwendet ein passendes Programm zum Konvertieren. Aus Microsoft Word ist das beispielsweise axesWord. Achtet darauf, dass ihr wirklich ein gesetzeskonformes barrierefreies PDF erhaltet – ganz ohne Nacharbeiten am PDF!

Von bestehenden PDFs ausgehend

Grundsätzlich lässt sich jedes PDF barrierefrei gestalten. Ein typischer Fall hierfür sind Altbestände, bei denen die Quelldateien nicht mehr vorhanden sind oder Dokumente, bei denen das Arbeiten mit den Quelldateien zu zeitaufwändig wäre. Es gibt spezielle Programme, die diesen Prozess erleichtern - beispielsweise axesPDF zum Prüfen und Korrigieren.

Aus Daten

Viele Dokumente - gerade im High Volume-Bereich – entstehen aus Daten. Je strukturierter die Daten vorliegen, umso leichter lassen sich daraus in Kombination mit Layout-Templates barrierefreie PDF-Dateien on the fly erstellen. Auch hier gibt es natürlich spezielle Programme, die das unterstützen – natürlich auch von axes4. Wir beraten gerne.

Sollen wir für euch eure PDFs 
barrierefrei erstellen?

Wenn ihr nur selten ein barrierefreies PDF erstellen müsst oder ihr keine Zeit habt, euch in die Thematik einzuarbeiten, dann übernimmt gerne unser axesService das Erstellen der barrierefreien PDF-Dokumente.

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