PDF Accessibility
Why is digital accessibility important?
For the fact that entire user groups are excluded from everyday digital life, the topic of digital accessibility is still quite unknown – especially among companies. Yet "digital accessibility" offers an exciting mix of: Doing good and good for business.
Expanding target groups
On the one hand, this is true in terms of the external perspective: reaching more and new customer groups. It is generally assumed that every 5th person depends on accessible content. But it also applies internally: create inclusive workplaces where everyone can participate. Be attractive to skilled and talented people – with and without disabilities. Diversity, equality and inclusion not just as buzzwords, but as a lived reality.
Being legally compliant
What began with clear legal requirements for public administration has now been extended to the private sector and also applies to all PDF content: The European Accessibility Act (EAA) – in Germany in the form of the Accessibility Strengthening Act (Barrierefreiheitsstärkungsgesetz, short: BFSG), which has been in force since 2022 – aims to make comprehensive participation in the information society possible for all people.
Enabling equal access
Equal access to information for all is an important part of this. It is not just about somehow getting the departure time or the exact amount of the bill or finding a certain piece of information in a 100-page document. No, it should be possible in the same way: equally fast, equally complete, equally trustworthy. Equal access, by the way, is a central concept in disability equality legislation.
Taking social responsibility
For companies, this means: It is best to act today to implement PDF accessibility cost-effectively and efficiently right from the start and to avoid sanctions. Now there are still image gains and first-mover advantages to be gained. Both in terms of the new customer groups, which, by the way, are characterised by special loyalty, and in terms of public perception.
How to create accessible PDF files?
3 ways to implement accessibility in PDF
Generally, there are 3 ways to create accessible PDFs. These depend on the respective format in which the content is available. The following applies to all 3 ways: If you do it right, the additional effort can be minimised massively or even reduced to 0.
Directly from a source format such as Word, InDesign or HTML
The best way: You already create all accessibility features in the source file and use a suitable programme to convert it. From Microsoft Word, for example, this is axesWord. Make sure that you really get a legally compliant accessible PDF – without any reworking of the PDF!
From existing PDFs
In principle, any PDF can be made accessible. A typical case for this are legacy files where the source files are no longer available or documents where working with the source files would be too time-consuming. There are special programmes that facilitate this process – for example axesPDF for checking and remediating.
From data
Many documents – especially in automated workflows – are created from data. The more structured the data, the easier it is to create accessible PDF files on the fly in combination with layout templates. There are also special programmes that support this use case – of course from axes4 as well. We will be happy to advise you.
Do you want us to create your accessible PDFs?
If you rarely need to create an accessible PDF or you don't have the time to dive deep into the subject, our axesService will be happy to create accessible PDF documents for you.
Was sind barrierefreie PDF-Dokumente?
Viele Informationen liegen ausschließlich als PDF-Inhalte vor - seien es Berichte, Broschüren, Protokolle, Gebrauchsanleitungen, Fahrpläne, Tickets oder Kontoauszüge. Doch häufig weisen PDFs massive Barrieren für Menschen mit Behinderungen und bestimmte Nutzungsszenarien auf wie Mobiles Internet, KI oder Big Data zum Beispiel. Teilweise sind solche Dokumente komplett unbenutzbar, teilweise sind die Inhalte nur unvollständig oder fehlerhaft zugänglich.
Barrierefreie PDF-Dokumente schaffen hier Abhilfe. In ihnen sind alle relevanten Inhaltselemente mit unsichtbaren, aber Maschinen-lesbaren Markierungen und Zusatzinformationen hinterlegt, so dass auch Menschen mit Behinderungen mühelos und zuverlässig die Inhalte nutzen und mit den Dokumenten interagieren können.
Das Prinzip barrierefreier PDFs verstehen
Das Layout spricht zu uns
Damit wir uns in den Inhalten eines Dokumentes zurechtfinden, ziehen wir visuell vorhandene Zusatzinformationen heran. Wir erkennen in der Regel anhand des Layouts und der Formatierungen beispielsweise:
- was eine Überschrift der ersten Ebene sein soll,
- wo wir es mit einer Aufzählung zu tun haben,
- was ein klickbarer Link ist und
- was als Bildunterschrift gedacht ist.
Das Layout für Software
sprechend machen
Damit auch Software auf solche durch Layout vermittelte Zusatzinformationen zugreifen kann, ist es erforderlich, diese in Maschinen-lesbarer Form zu hinterlegen. Dazu gibt es bestimmte Markierungen, sogenannte Tags.
Tags kann man sich als Etiketten vorstellen, die an Inhaltselementen kleben und deren Rolle vermitteln. Dazu gibt es eine ganze Menge an vordefinierten Etiketten wie beispielsweise:
- "H1" für eine Überschrift der ersten Ebene
- "L" als Listencontainer und "LI" zur Markierung eines einzelnen Listeneintrags
- "Link" für eine Verknüpfung wie beispielsweise eine URL
- "Figure" für ein Bild oder "Caption" für eine Bildunterschrift
Jedes relevante Inhaltselement
hat ein Etikett
Damit ein PDF barrierefrei sein kann, muss für jedes relevante Inhaltselement ein entsprechendes Etikett hinterlegt sein. Alle Etiketten zusammen sind in einer eindeutigen Reihenfolge hierarchisch gegliedert auf einer unsichtbaren Strukturebene angeordnet. Im PDF ist dies der Tagbaum.
Die Unterscheidung in relevant und nicht relevant ist wichtig, da ein PDF viele Objekte enthalten kann, die für das Verständnis der Inhalte nicht erforderlich sind und gar ablenkend wären. Dazu zählen typischerweise Hintergrundgrafiken, Zierlinien, Kopf- und Fußzeilen, Paginierungsartefakte oder Schnittmarken. Solche Objekte sind speziell gekennzeichnet und nicht Teil des Tagbaums.
"Das Wesentliche ist für die
Augen unsichtbar"
Ob ein PDF barrierefrei ist, lässt sich nicht auf den ersten Blick erkennen. Entscheidend ist, ob der unsichtbar hinterlegte Tagbaum vorhanden ist und den Regeln entspricht.
Der Tagbaum, gerne auch mal Strukturansicht genannt, gibt die relevanten Inhalte einschließlich der visuellen Zusatzinformationen vollständig, angemessen und in der richtigen Reihenfolge wider.
Um den Tagbaum anzuschauen oder zu prüfen, gibt es bestimmte Werkzeuge wie axesPDF, axesCheck oder den PDF Accessibility Checker.
Kostenlos PDFs Online Prüfen
Auf den ersten Blick ist nicht erkennbar, ob ein PDF barrierefrei ist. Mit axesCheck, dem kostenlosen, webbasierten PDF Accessibility Checker ist ein Prüfen der Barrierefreiheit gemäß der ISO-Standards PDF/UA und WCAG in Sekundenschnelle möglich.
Warum ist digitale Barrierefreiheit wichtig?
Dafür dass gerade ganze Nutzergruppen vom digitalen Alltag ausgeschlossen sind, ist das Thema digitale Barrierefreiheit noch ziemlich unbekannt - gerade auch bei Unternehmen. Dabei bietet "Digital Accessibility" eine spannende Mischung aus: Gutes tun und gut fürs Geschäft.
Zielgruppen erweitern
Das gilt nach außen: mehr und neue Kundengruppen erreichen. Man spricht hier von jedem 5., der auf barrierefreie Inhalte angewiesen ist. Das gilt aber auch nach innen: das Schaffen einer Arbeitswelt, an der jeder Mensch teilnehmen kann. Attraktiv sein für Fachkräfte und Talente - mit und ohne Behinderungen. Diversität, Equality und Inklusion nicht nur als Buzzwords, sondern als gelebte Wirklichkeit.
Gesetzeskonform sein
Equal Access, der gleichwertige Zugang zu Informationen für alle gleichermaßen ist ein wichtiger Teil davon. Es geht nicht nur darum, irgendwie an die Abfahrtszeit heranzukommen oder den genauen Rechnungsbetrag. Nein, es soll in gleicher Weise möglich sein: gleich schnell, gleich vollständig, gleich vertrauenswürdig.
Gleichwertigen Zugang ermöglichen
Equal Access, der gleichwertige Zugang zu Informationen für alle gleichermaßen ist ein wichtiger Teil davon. Es geht nicht nur darum, irgendwie an die Abfahrtszeit heranzukommen oder den genauen Rechnungsbetrag. Nein, es soll in gleicher Weise möglich sein: gleich schnell, gleich vollständig, gleich vertrauenswürdig.
Soziale Verantwortung wahrnehmen
Für Unternehmen bedeutet das: am besten heute bereits aktiv werden, um PDF-Barrierefreiheit kostengünstig und effizient von Anfang an und nachhaltig umzusetzen und Sanktionen zu vermeiden. Jetzt winken noch Imagegewinne und First Mover Vorteile. Sowohl bezogen auf die neuen Kundenschichten, die sich übrigens durch besondere Treue auszeichnen, als auch auf die öffentliche Wahrnehmung bezogen.
Wie lassen sich barrierefreie
PDF-Dateien erstellen?
Grundsätzlich gibt es 3 Wege, um barrierefreie PDFs zu erstellen. Diese richten sich nach dem jeweiligen Format, in dem die Inhalte vorliegen. Für alle 3 Wege gilt: Wenn man es richtig anpackt, lässt sich der Zusatzaufwand massiv minimieren oder gar auf 0 bringen.
Ideal: Von den Quelldateien ausgehend (Word, InDesign, HTML, ...)
Alle Barrierefreiheitsfeatures in der Quelldatei anlegen und ein passendes Konvertierungsprogramm verwenden - aus Microsoft Word beispielsweise axesWord. Im Idealfall erhalten Sie ein gesetzeskonformes barrierefreies PDF.
Von bestehenden PDFs ausgehend
Grundsätzlich lässt sich jedes PDF barrierefrei gestalten. Das macht man, für Altbestände, wenn die Quelldateien nicht mehr da sind oder das Arbeiten mit den Quelldateien zu kompliziert und zeitaufwändig wäre. Es gibt spezielle Programme, die diesen Prozess erleichtern - beispielsweise axesPDF zum Prüfen und Korrigieren.
Aus Daten
Je strukturierter die Daten vorlegen, umso leichter lässt sich daraus in Kombination mit Layouttemplates ein barrierefreies PDF erstellen. Auch hier gibt es natürlich spezielle Programme, die das unterstützen - natürlich auch von axes4. Wir beraten gerne.
Sollen wir für Sie Ihr PDF
barrierefrei erstellen?
Wenn Sie nur selten ein barrierefreies PDF erstellen müssen oder Sie keine Zeit haben, sich in die Thematik einzuarbeiten, dann übernimmt gerne unser axesService das Erstellen der barrierefreien PDF-Dokumente.