Produktspezifischer Anhang zum Angebot für axesFlip

axesFlip ist eine Software der axes4 GmbH zur automatisierten Erstellung von PDF/UA-Dokumenten aus PDF-Dokumenten.

Sie kann in unterschiedlichen Bereitstellungsarten, Lizenz- und Abrechnungsmodellen bezogen werden. Die konkrete Ausgestaltung (Bereitstellungsart, Nutzungsart, Nutzungsrecht, Abrechnungsmodell, Umfang und Laufzeit) ergibt sich aus dem Angebot.

Dieser Produktspezifische Anhang zum Angebot für axesFlip ergänzt das Angebot und dessen weiteren Anhänge, die Zusatzbestimmungen zur jeweiligen Softwarelizenzierung und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der axes4 GmbH bzw. der axes4 Deutschland GmbH.

axesFlip wird in den nachfolgenden Bereitstellungsarten angeboten. Die jeweilige Bereitstellungsart bestimmt zugleich den Ort des Betriebs und die Verantwortlichkeit für den Betrieb (Ziffer A7).

Die Software wird als interner Dienst des Lizenznehmers betrieben und intern über eine HTTP/REST-Schnittstelle angesprochen (klassisch als On-Premises-Betrieb oder als Cloud-Deployment bei einem vom Lizenznehmer beauftragten IT-Dienstleister).

Die Software wird unmittelbar als Kommandozeilenprogramm aufgerufen, insbesondere zur Einbindung in Skripte oder Build-Pipelines des Lizenznehmers.

Das axesFlip SDK ist eine Sammlung von Programmierwerkzeugen und Schnittstellen, die es Softwareanbietern und Integratoren ermöglicht, die Kerntechnologie von axesFlip unmittelbar in eigene Anwendungen einzubinden.

Die Software wird von axes4 im Rahmen eines Software-as-a-Service-Modells betrieben und dem Lizenznehmer über eine HTTP/REST-Schnittstelle zur Verfügung gestellt.

Die Nutzungsart wird im Angebot festgelegt und unterscheidet sich wie folgt:

• Interne Nutzung: Die PDF/UA-Erstellung wird ausschließlich für die eigene Organisation des Lizenznehmers oder für mit ihr im Sinne eines Arms-length-Verhältnisses verbundene Organisationen erbracht.
• Kommerzielle Nutzung: Die PDF/UA-Erstellung wird vom Lizenznehmer für Dritte erbracht.

Im Rahmen der Standardnutzung erhält der Lizenznehmer ein einfaches, nicht übertragbares Recht, die axesFlip Komponenten für die Dauer des Vertrages zweckentsprechend zu nutzen.

Sofern im Angebot ausdrücklich vereinbart, erhält der Lizenznehmer im Rahmen einer OEM-Lizenz das Recht, axesFlip Komponenten in eine eigene Softwarelösung zu integrieren und an Endnutzer zu unterlizenzieren. Die Bedingungen der Unterlizenzierung (insbesondere zulässige Distributionskanäle, Endnutzerbedingungen, Kennzeichnungspflichten und Abrechnungsmodell) werden im Angebot geregelt.

Der Lizenznehmer kann alle erforderlichen Komponenten herunterladen und erhält von axes4 zur Lizensierung entweder einen API-Key oder einen Token nach Maßgabe der nachfolgenden Regelungen.

Die Lizensierung für die Cloud-Nutzung erfolgt über einen API-Key, der dem Lizenznehmer nach erfolgreicher Authentifizierung über eine Webanwendung bereitgestellt wird.

Ist für die Lizensierung ein Token erforderlich, benötigt axes4 vom Lizenznehmer vorab bestimmte Informationen zu den Parametern, an die der Token gebunden werden soll. Der Token kann an einen oder mehrere der folgenden Parameter gebunden sein:

• Hardware-Fingerprint;
• MAC-Adresse (insbesondere in virtualisierten Umgebungen);
• Active Directory / Entra ID (vergleichbar mit einer Floating License);
• Code-Signing-Zertifikat des OEM-Partners in Kombination mit dem bzw. den Produktnamen;
• Produktversion.

Welche Parameter im Einzelfall geeignet sind, richtet sich nach der Bereitstellungsart, dem Abrechnungsmodell und der Umgebung des Lizenznehmers. Ein Token hat stets ein Ablaufdatum und wird per E-Mail ausgeliefert.

Die Hybrid-Lizensierung kombiniert:

• einen API-Key (regelmäßig als Teil des Tokens) und
• einen Token, der an die Hybridzählung und den zugehörigen Cloud-Account geknüpft ist.

Der Token der Hybrid-Lizensierung hat kein Ablaufdatum.

In einer als Demo gekennzeichneten Bereitstellung läuft der axesFlip Worker mit Wasserzeichen und Farbersetzung im Output. Eine produktive Nutzung der Demo-Version ist nicht zulässig.

Das Abrechnungsmodell wird im Angebot festgelegt. Folgende Modelle stehen zur Verfügung:

Die seitenbasierte Abrechnung ist nur in der Bereitstellungsart Cloud oder bei den Bereitstellungsarten REST Server, CLI und SDK in Kombination mit einer Hybridzählung möglich. Eine "Seite" im Sinne dieses Anhangs entspricht einer DIN-A4-Seite im Output- Dokument. Abweichungen davon sind im Angebot spezifiziert.

Die Flat-Abrechnung ist für alle Bereitstellungsarten verfügbar. Die Nutzung wird dabei durch die im Angebot festgelegte Anzahl der Threads oder, im Fall der Cloud, der Instanzen begrenzt. Die genaue Limitierung ist im Angebot spezifiziert.

OEM-Lizenzen werden standardmäßig pro Produkt abgerechnet. Die Einzelheiten ergeben sich aus dem Angebot.

Für OEM-Lizenzen kann alternativ eine individuell verhandelte Umsatzbeteiligung vereinbart werden. Grundlage, Bezugsgröße, Abrechnungsperiode, Nachweis- und Prüfrechte werden im Angebot geregelt.

Sofern ein seitenbasiertes Abrechnungsmodell vereinbart wurde, erwirbt der Lizenznehmer vorab Seiten-Kontingente (Pre-Paid-Pakete). Die erworbenen Kontingente sind für einen Zeitraum von zwölf (12) Monaten ab Kaufdatum gültig, soweit im Angebot nichts Abweichendes vereinbart ist. Der axesFlip Worker stellt die Verarbeitung ein ("Hard-Limit"), sobald das Kontingent verbraucht ist, sofern keine automatische Nachbuchung vereinbart wurde.

Wird die Vergütung auf Basis einer Anzahl von Threads oder Instanzen vereinbart, ist das erworbene Paket für den im Angebot festgelegten Zeitraum ab Kaufdatum gültig.

Die Einzelheiten zur Information des Lizenznehmers über den jeweiligen Zählerstand sowie zu den Folgen einer Nutzung über das gebuchte Kontingent hinaus (Übernutzung / Grace Period) sind im Angebot individuell geregelt. Wenn nicht anders geregelt, dann findet folgendes Anwendung:

(1) Eine Nutzung der Software, die über den im Angebot definierten sachlichen Umfang (z. B. Transaktionsvolumen, Anzahl der Lizenzen oder Module) oder über den vereinbarten Nutzungszeitraum hinausgeht (nachfolgend „Übernutzung“), ist vergütungspflichtig. In jedem Fall der Übernutzung gelten die Bestimmungen des ursprünglichen Vertrages sowie diese Zusatzbedingungen vollumfänglich fort.

(2) axes4 ist berechtigt, für den Zeitraum und den Umfang der Übernutzung eine Nachberechnung vorzunehmen. Die vom Lizenznehmer zu bezahlende Vergütung bemisst sich nach den im Angebot vereinbarten Konditionen oder, falls dort nicht explizit geregelt, nach der zum Zeitpunkt der Übernutzung aktuellen Preisliste von axes4.

(3) Im Falle einer zeitlichen Übernutzung (Weiternutzung nach Ablauf der Vertragslaufzeit ohne ausdrückliche Verlängerung) wird durch die Nachberechnung kein dauerhaftes Nutzungsrecht begründet und kein neues unbefristetes Vertragsverhältnis geschlossen, sofern axes4 und der Anbieter dem nicht ausdrücklich schriftlich zustimmen.

In der Bereitstellungsart Cloud ist axes4 für den Betrieb der Software umfassend verantwortlich.

Bei der Hybridzählung ist die Betriebsverantwortung komponentenbezogen aufgeteilt:

• Konvertierung / Worker: Der Betrieb des axesFlip Workers obliegt dem Lizenznehmer.
• Zählung: Der Betrieb des Zählers obliegt axes4. Welche Parameter im Einzelfall geeignet sind, richtet sich nach der Bereitstellungsart, dem Abrechnungsmodell und der Umgebung des Lizenznehmers.

In allen übrigen Bereitstellungsarten (insbesondere REST Server, CLI und SDK ohne Cloud- Komponente) liegt die Verantwortung für den Betrieb vollständig beim Lizenznehmer.

Ergänzend zu den grundlegenden und erweiterten Supportleistungen gemäß den übrigen Vertragsbestandteilen gilt für axesFlip Folgendes:

Gegenstand und Umfang:

Im Rahmen des Erweiterten Supports erbringt der axes4 Leistungen zur Unterstützung des Kunden bei technischen Fragestellungen und Störungen im Zusammenhang mit dem vertragsgegenständlichen Softwaremodul axesFlip.

Priorisierte Ticketbearbeitung (Best Effort):

Anfragen des Kunden, die über das offizielle Support-System von axes4 eingehen, werden vorrangig gegenüber Anfragen von Kunden im Standard-Support bearbeitet. Die Bearbeitung erfolgt nach dem Prinzip des „bestmöglichen Bemühens“ (Best Effort). 

Die Priorisierung erfolgt unter Berücksichtigung der Kritikalität des gemeldeten Vorfalls und der vorhandenen Ressourcen des Anbieters.

Benannter Ansprechpartner:

axes4 weist dem Kunden einen festen Ansprechpartner („Dedicated Contact“) zu. 

Dieser dient als koordinative Schnittstelle für komplexe Anfragen und zur Sicherstellung der Kontinuität in der Betreuung.

Der Ansprechpartner steht während der bei axes4 üblichen Geschäftszeiten zur Verfügung. Im Falle von Urlaub, Krankheit oder sonstiger Abwesenheit ist axes4 berechtigt, vorübergehend eine Vertretung zu benennen oder die Anfrage über das reguläre Support- Team zu steuern.

Mitwirkungspflichten:

Die Erbringung des Erweiterten Supports setzt voraus, dass der Kunde Störungen hinreichend präzise beschreibt und dem Ansprechpartner die zur Fehleranalyse erforderlichen Informationen (z. B. Beispieldaten) unverzüglich zur Verfügung stellt.

Ergänzend zu den übrigen Vertragsbestandteilen gelten für axesFlip die nachfolgenden produktspezifischen Regelungen.

In der Bereitstellungsart Cloud gilt:

• axes4 verarbeitet die personenbezogenen Daten des Lizenznehmers im Einklang mit dem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
• Die Software wird auf Servern innerhalb der Europäischen Union betrieben.
• Dokumente werden standardmäßig flüchtig im Arbeitsspeicher (RAM) verarbeitet und sofort nach der Bereitstellung des Ergebnisses gelöscht; eine dauerhafte Speicherung findet nicht statt. Dies gilt standardmäßig auch im Fehlerfall.
• Eine Speicherung eines fehlerhaft verarbeiteten Dokuments erfolgt ausschließlich nach ausdrücklicher Erlaubnis des Lizenznehmers. Diese Zustimmung ist zugleich Voraussetzung dafür, dass axes4 im konkreten Supportfall Unterstützung leisten kann. Das gespeicherte Dokument wird ausschließlich zur Bearbeitung des jeweiligen Supportfalls verwendet und nach dessen Abschluss gelöscht.

Bei der Hybridzählung verarbeitet axes4 keine personenbezogenen Daten des Lizenznehmers oder der Endnutzer im Rahmen der eigentlichen Konvertierung.

Aus Abrechnungsgründen erhebt axes4 ausschließlich statistische Metadaten der Dokumente. Diese umfassen insbesondere:

• Title;
• Document Instance;
• Instance ID;
• Document ID;
• File Size;
• Number of Pages;
• Creator;
• Producer;
• Keywords;
• Subject.

Der Lizenznehmer stellt sicher und steht dafür ein, dass er in diese Metadatenfelder keine personenbezogenen Daten (insbesondere keine Klarnamen, Kontaktdaten oder sonstigen identifizierenden Informationen) einträgt, und ist gegenüber axes4 bei Nichtbeachtung dieser Pflicht verantwortlich.

axes4 erhebt je Request folgende Daten zum Nachweis der Dokumentverarbeitung und zur Abrechnung:

• IP-Adresse;
• Zeitstempel;
• Subscription-ID.

In allen übrigen Bereitstellungsarten ist ausschließlich der Lizenznehmer für Datenschutz und Datensicherheit verantwortlich, soweit gesetzlich nicht zwingend etwas anderes gilt.

Professional Services für axesFlip werden nach Aufwand auf Grundlage der jeweils gültigen Stundensätze von axes4 abgerechnet, soweit im Angebot nichts Abweichendes vereinbart ist.

Die Beratung umfasst insbesondere die Unterstützung bei der Implementierung und Einführung von axesFlip beim Lizenznehmer.

axes4 erstellt auf Wunsch des Lizenznehmers Templates für axesFlip.

Template-Disclaimer: Für die fachliche Korrektheit der mit dem axesFlip Designer erstellten Templates ist grundsätzlich derjenige verantwortlich, der das jeweilige Template erstellt. Eine Gewährleistung für die Konformität der aus axesFlip erzeugten Dokumente mit den einschlägigen Barrierefreiheitsstandards (insbesondere PDF/UA) übernimmt axes4 nur dann, wenn sie die Templates selbst erstellt hat. Erstellt der Lizenznehmer oder ein Dritter die Templates, trägt dieser die Verantwortung für die UA-Konformität der mit den Templates erzeugten Dokumente.

Als "Nodes" werden die atomischen Verarbeitungsmodule des axesFlip Workers bezeichnet. Erstellt axes4 im Auftrag des Lizenznehmers Custom Nodes, so liegen die Rechte am geistigen Eigentum an diesen Custom Nodes beim Lizenznehmer, soweit im Angebot nichts Abweichendes vereinbart ist. Bestehende Rechte der axes4 an der zugrundeliegenden Plattform, Standard-Nodes, Bibliotheken und Hilfswerkzeugen bleiben unberührt.

axes4 behält sich vor, zukünftig ein Angebot für die Signierung von Custom Nodes einzuführen. Die Bedingungen hierzu werden im Angebot oder in einer Ergänzung zu diesem Anhang gesondert geregelt.

Die Bestimmungen zu Service-Leveln und Gewährleistungsausschluss sowie zur Beschränkung der Haftung gemäss den übrigen Vertragsbestandteilen gelten für axesFlip unverändert. Sie werden durch die nachfolgenden produktspezifischen Regelungen lediglich ergänzt.

In den Bereitstellungsarten Cloud und Hybridzählung behebt axes4 gemeldete Programmfehler nach dem Grundsatz "Best Effort" im Rahmen der vertraglich vereinbarten Supportstufe. Die Parteien sind sich bewusst, dass es nach dem Stand der Technik nicht möglich ist, Software vollständig fehlerfrei zu liefern; axes4 sichert jedoch zu, dass axesFlip keine Mängel aufweist, die die vertragsgemäße Nutzung aufheben oder erheblich beeinträchtigen.

axes4 haftet nicht für die vollständige Barrierefreiheit bzw. Standard-Konformität (insbesondere PDF/UA, WCAG) der mit axesFlip erzeugten Dokumente, soweit die Ursache für eine etwaige Nicht-Konformität in der Qualität der verwendeten Templates oder Eingangsdokumente liegt. Die Verantwortung für die fachliche Korrektheit der Templates (soweit nicht von axes4 erstellt, vgl. Ziffer A11.2) und die Durchführung angemessener Stichprobenprüfungen der erzeugten Dokumente liegt beim Lizenznehmer.

Die Haftung von axes4 ist in Abweichung der übrigen Vertragsbestandteile (etwa Ziffer 11 der AGB) wie folgt beschränkt: axes4 haftet gegenüber dem Lizenznehmer in einem Kalenderjahr maximal bis zum Betrag, den der Lizenznehmer axes4 in diesem Kalenderjahr tatsächlich bezahlt hat.

Für Lizenzen an axesFlip gelten die Laufzeit- und Beendigungsregelungen übrigen Vertragsbestandteile. Die anfängliche Lizenzlaufzeit beträgt danach zwölf (12) Monate, soweit im Angebot nichts Abweichendes vereinbart ist. Der Vertrag verlängert sich automatisch um jeweils weitere zwölf (12) Monate, sofern er nicht spätestens drei (3) Monate vor Ablauf der jeweiligen Laufzeit von einer der Parteien in Textform gekündigt wird.

Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

Nach Vertragsende stellt der Lizenznehmer die Nutzung von axesFlip (einschließlich etwaiger OEM-Komponenten und Token) unverzüglich ein, deinstalliert etwaig lokal bereitgestellte Komponenten und löscht gespeicherte Kopien.