So erstellen wir barrierefreie Angebote und Rechnungen mit axesFlip
PDF-Dokumente entstehen heute überall automatisiert: Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Verträge und vieles mehr werden nicht manuell erstellt, sondern direkt aus verschiedenen Systemen zur Dokumentenautomatisierung generiert. Diese sogenannten Transaktionsdokumente folgen festen Layouts und eignen sich deshalb ideal dafür, um mit axesFlip automatisiert in ein barrierefreies PDF umgewandelt zu werden.
Mit axesFlip haben wir eine Softwarelösung entwickelt, die Massendokumente aus bestehenden Systemen vollautomatisch barrierefrei macht, ohne interne Prozesse umzukrempeln.
Unser Workflow zu barrierefreien Angeboten
Zur Erstellung eines Angebots erfassen wir die relevanten Daten wie Artikel, Preis und Empfänger:in manuell in einer Vorlage. Mit einem Klick auf „Angebot versenden“ wird daraus automatisch eine PDF-Datei generiert und für den Versand vorbereitet. axesFlip integriert sich nahtlos am Ende dieses Workflows und wandelt das erzeugte Dokument im Hintergrund vollautomatisch in ein barrierefreies PDF um. Im Anschluss erfolgt der Versand.
Der Prozess läuft ab dem Punkt, an dem wir auf „Angebot versenden“ klicken, innerhalb von Millisekunden ab und bleibt im Arbeitsalltag unbemerkt. So arbeiten wir effizient und versenden barrierefreie und rechtskonforme PDFs als Angebote an unsere Kund:innen.
Egal, ob wir Angebote, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen erstellen: Der Prozess bleibt gleich und axesFlip wandelt das Dokument im Hintergrund in ein barrierefreies PDF um.
Der entscheidende Baustein: das Template
Bevor wir axesFlip in unseren Workflow integrieren können, wird im Vorfeld einmalig ein Template erstellt. Dieses Template kann für alle Dokumenttypen mit ähnlichem Layout verwendet werden. Da unsere Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen ein ähnliches Layout aufweisen, mussten wir nur ein Template für alle Dokumenttypen erstellen. Anhand dieses Templates versteht axesFlip, wie unsere Dokumente aufgebaut sind, also:
- wie Überschriften und Absätze aussehen
- wie Tabellen aufgebaut sind
- wie die Lesereihenfolge verläuft
- wo im Dokument Logos oder andere Grafiken enthalten sind
- usw.
Auf Basis dieses Templates „lernt“ axesFlip den Aufbau der Dokumente. Sobald das Template fertig erstellt ist, kann axesFlip beliebig viele Dokumente desselben Layouts automatisiert in barrierefreie PDFs umwandeln.
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