Die versteckten Kosten nicht barrierefreier Massendokumente
Unternehmen versenden täglich tausende Dokumente – Rechnungen, Kontoauszüge, Bescheide, Verträge oder Kundeninformationen. Im Mittelpunkt stehen dabei meist Geschwindigkeit, Automatisierung und effiziente Prozesse. Ein Aspekt wird jedoch häufig übersehen: die Barrierefreiheit. Seit dem Inkrafttreten des Barrierefreiheitsstärkungsgesetzes (BFSG) ist Barrierefreiheit für viele Unternehmen Teil der gesetzlichen Anforderungen. Doch selbst unabhängig davon verursachen nicht barrierefreie Massendokumente erhebliche Kosten, ohne dass sie als solche wahrgenommen werden.
Die größten Kosten entstehen im Alltag
Viele Unternehmen verbinden die Kosten für PDF-Barrierefreiheit vor allem mit der Prozessumstellung oder möglichen Bußgeldern. Tatsächlich entstehen die größten Kosten jedoch bereits im täglichen Betrieb.
Kann ein Dokument nicht mit einem Screenreader genutzt werden, fehlen Formularbeschriftungen oder ist die Dokumentstruktur unzureichend, führt das häufig zu zusätzlichem Aufwand:
- Mehr Rückfragen im Kundenservice
- Höherer Supportaufwand
- Manuelle Nachbearbeitung einzelner Dokumente
- Erneute Zustellung oder alternative Dokumentenversionen
Dass sich digitale Barrieren auch wirtschaftlich auswirken, zeigt eine repräsentative Civey-Umfrage im Auftrag von AccessiWay: Rund 80 % der Befragten haben bereits einen digitalen Vorgang aufgrund mangelnder Zugänglichkeit abgebrochen. Für Unternehmen bedeutet das neben höherem Prozessaufwand auch potenziell verlorene Kundinnen und Kunden.
Manuelle Nachbearbeitung skaliert nicht
Ein einzelnes PDF nachträglich barrierefrei aufzubereiten, ist oft möglich. Bei tausenden oder sogar Millionen Dokumenten pro Jahr ist dieser Ansatz jedoch wirtschaftlich kaum realisierbar.
Viele Unternehmen reagieren erst, wenn gesetzliche Anforderungen oder Beschwerden sie dazu zwingen. Dann müssen bestehende Dokumente kurzfristig angepasst oder ganze Prozesse umgestellt werden, was deutlich aufwendiger ist, als Barrierefreiheit von Anfang an mitzudenken.
Mit jedem Dokument wächst das Risiko
Neben zusätzlichen Prozesskosten steigt auch das rechtliche Risiko. Unternehmen, die unter das BFSG fallen, müssen digitale Dokumente barrierefrei bereitstellen. Verstöße können Maßnahmen der Marktüberwachung, die Untersagung des Angebots sowie Bußgelder von bis zu 100.000 Euro nach sich ziehen.
Hinzu kommt ein weiterer Aspekt: Kunden erwarten heute digitale Angebote, die für alle zugänglich sind. Nicht barrierefreie Dokumente führen schnell zu Frustration und hinterlassen einen unprofessionellen Eindruck.
Warum Automatisierung wirtschaftlicher ist
Barrierefreiheit sollte nicht erst beim fertigen PDF beginnen, sondern bereits im Dokumentenprozess.
Wer Strukturinformationen und semantische Elemente automatisiert erzeugt, reduziert manuelle Eingriffe und sorgt gleichzeitig für eine gleichbleibend hohe Dokumentenqualität unabhängig der Anzahl täglich erstellter Dokumente.
Unternehmen profitieren dadurch von:
- geringeren Prozesskosten
- weniger manueller Nachbearbeitung
- konsistenter Dokumentenqualität
- besserer Skalierbarkeit
- höherer Compliance
- einer besseren Nutzererfahrung
Barrierefreiheit muss skalieren
Genau hier setzt axesFlip an. Statt jedes PDF einzeln nachzubearbeiten, integriert axesFlip Barrierefreiheit direkt in den Dokumentenerstellungsprozess. Auf Basis einmal erstellter Templates werden Strukturinformationen automatisch ergänzt und Massendokumente zuverlässig als barrierefreie PDFs ausgegeben.
Dadurch lassen sich Rechnungen, Kontoauszüge, Bescheide oder Verträge effizient, reproduzierbar und wirtschaftlich barrierefrei bereitstellen.
Fazit
Die eigentlichen Kosten nicht barrierefreier Massendokumente entstehen selten durch Bußgelder. Sie entstehen jeden Tag durch zusätzlichen Support, manuelle Nacharbeit, ineffiziente Prozesse und mangelnde Skalierbarkeit.
Wer Barrierefreiheit frühzeitig in den Dokumentenprozess integriert, reduziert langfristig Betriebskosten, verbessert die Nutzererfahrung und schafft die Grundlage für zukunftssichere Dokumentenprozesse.
