Für barrierefreie Dokumente braucht es keine IT-Abteilung! So einfach gelingt's in der Fachabteilung

Immer mehr Organisationen erkennen die weitreichende Bedeutung digitaler Barrierefreiheit. Zusätzlich sorgen gesetzliche Regelungen wie das BFSG (Barrierefreiheitsstärkungsgesetz) dafür, dass Unternehmen aus der Privatwirtschaft zur digitalen Barrierefreiheit verpflichtet sind. 

Doch kann Dokument-Barrierefreiheit umgesetzt werden, wenn der IT-Support und technisches Know-how fehlt? Wir sagen definitiv – Ja! Unser Anspruch ist es, dass jeder Mensch einfach, schnell und gesetzeskonform barrierefreie Dokumente erstellen kann.

Um barrierefreie Dokumente im Unternehmen nachhaltig im Arbeitsalltag zu integrieren, empfehlen wir eine Bestandsaufnahme: Wer erstellt Dokumente? Dazu gehören beispielsweise Unternehmensberichte, Pressemitteilungen, Protokolle, Zeitschriften, Flyer, Rechnungen oder interne Rundschreiben. All diese Dokumente entstehen nicht in IT-Abteilungen, sondern in den jeweiligen Fachabteilungen. Und genau dort sollten auch barrierefreie Dokumente entstehen. Denn wenn Barrierefreiheit direkt beim Erstellen der Dokumente mitgedacht wird, müssen die Dokumente nicht zeitaufwändig im Nachgang nachbearbeitet werden.

Keine Sorge, Du brauchst keine Programmierkenntnisse oder tiefgreifende Expertise, um barrierefreie Dokumente zu erstellen. Was Du brauchst, sind:

• Ein Grundverständnis für barrierefreie Dokumente
• Grundkenntnisse in Microsoft Word (vorbereitete Formatvorlagen erleichtern Deine Arbeit)
• Das richtige Werkzeug, das Deine Word-Dokumente in barrierefreie PDFs umwandeln kann

Bei dem richtigen Werkzeug kommt axesWord ins Spiel: Ein Add-In für Microsoft Word, mit dem Du mit wenigen Klicks ein barrierefreies Dokument nach PDF/UA erzeugen kannst. Hierbei wird Dein erstelltes Word-Dokument automatisch in ein barrierefreies PDF-Dokument umgewandelt.

Warum Du axesWord brauchst? Bei der PDF-Konvertierung direkt über Microsoft Word (bzw. der Button „als PDF speichern“) gehen wichtige Formatierungen und Barrierefreiheits-Eigenschaften verloren. Daraus ergibt sich in der Regel eine unvollständige oder fehlerhafte Struktur im PDF. Das bedeutet, die Barrierefreiheitseigenschaften des Dokuments sind nicht korrekt mit den Inhaltselementen im Dokument verknüpft und können somit beispielsweise von blinden oder sehbehinderten Menschen nicht gelesen werden. axesWord hat eine besondere Konvertierung mit mehreren Schritten im Hintergrund, bei denen alle bereits angelegten Eigenschaften erhalten bleiben und deshalb auch PDF/UA-konforme Dokumente erstellt werden können.

Ganz einfach: Du kannst Dein Dokument wie gewohnt in Microsoft Word erstellen und dann durch wenige Klicks mit axesWord in ein barrierefreies PDF konvertieren.