Ask the Expert mit Klaas Posselt: barrierefreie Formulare leicht gemacht - das neue Feature in axesWord
Für unsere letzte „Ask the Expert“-Session vor der Sommerpause hatten wir uns ein Thema vorgenommen, das viele von Euch seit Langem umtreibt: barrierefreie PDF-Formulare. Zu Gast war Klaas Posselt, einer der bekanntesten Experten für PDF-Barrierefreiheit, Chair der PDF/UA Technical Working Group und wesentlicher Autor des Tagged PDF Best Practice Guide der PDF Association. Klaas weiß, wie ein richtig guter Tag-Baum für barrierefreie Formulare aussieht, und genau das hat er uns eine Stunde lang gezeigt.
Live, ohne doppelten Boden
Statt einer aufpolierten Präsentation gab es eine echte Vorführung. Klaas hatte sich die axesWord-Beta installiert und ein kleines Demoformular vorbereitet, mit allen typischen Stolperfallen, die uns aus der Praxis begegnen: Linien statt Eingabefelder, ein großes „O“ zum Ankreuzen, alles in Layout-Tabellen gepackt.
„Ich gebe das Ganze jetzt einfach mal nativ und live ohne doppelten Boden aus, damit ihr nicht denkt, ich habe das hier hingefaked“, kündigte er an, und führte dann Schritt für Schritt vor, wie aus dem Word-Dokument ein vollständig barrierefreies, ausfüllbares PDF-Formular wird. Die Kernidee brachte er in einem Satz auf den Punkt: „Ich gebe ein Eingabefeld in Word rein und dasselbe kommt hinten auch raus.“
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Das neue Formularfeature ist nun verfügbar. Teste die Erstellung barrierefreier PDF-Formulare direkt in Microsoft Word.
Der Aha-Moment: kein Dienstleister mehr nötig
Was das für den Arbeitsalltag bedeutet, wurde spätestens beim Thema Korrekturen deutlich. Wo bisher jede Textänderung eine neue Runde in Acrobat oder Kofax auslöste, genügt nun: „Ich gehe zurück in mein Word-Dokument, fixe den Fehler und sage neu ausgeben, und damit bin ich durch.“
Für Klaas ist das der eigentliche Gewinn. Das Feature setze genau dort an, „sodass jeder selbstständig in der Lage ist, sich sein eigenes Formular zurechtzubauen, ohne einen Dienstleister zu brauchen“. Barrierefreie Formulare werden damit von einer Spezialaufgabe zu etwas, das Fachabteilungen selbst erledigen können.
Was axesWord einzigartig macht
Besonders angetan war Klaas vom sogenannten Label-Tag, der ein Formularfeld fest mit seinem beschreibenden Text verbindet. Genau daran scheitern andere Werkzeuge: „Es gibt eigentlich kein Tool, das das gescheit generieren kann bis zum heutigen Tag.“ In axesWord verknüpfst Du Feld und Beschriftung direkt und zeichnest den Text über eine neue Rolle als Formularfeldbeschriftung aus. Das Ergebnis ist ein sauberer, valider Tag-Baum, wie ihn die angemessene Semantik verlangt.
Ein Prinzip lag Klaas dabei sichtlich am Herzen: Ein gutes Werkzeug soll das Layout in Ruhe lassen. „Layout anfassen macht axesWord nicht. Es gibt andere Tools, die fassen euer Layout beim PDF-Export an. Davon bin ich ein großer Feind.“
Klartext auch bei den Grenzen
Angenehm ehrlich wurde es, als es um Funktionen ging, die die erste Version bewusst noch nicht mitbringt, etwa Berechnungen oder Feldvalidierungen. Klaas ordnete das nüchtern ein: Solche Validierungsfelder nutzten „glaube ich, 0,3 Prozent der Anwender und Anwenderinnen“. Sein Credo dazu: „lieber den allermeisten Leuten einen einfachen Zugang ermöglichen und die exotischen Sachen anderweitig abwickeln“.
Auch beim Blick auf die Standards nahm er kein Blatt vor den Mund. Vieles sei nicht ideal, weil der PDF-Standard schlicht sehr alt ist: „Auch wenn wir jetzt nach 20 Jahren klüger sind, ich kann nicht in der Zeit zurückreisen und da etwas ändern.“ Bei der Screenreader-Unterstützung sprach er vom „klassischen Henne-Ei-Problem: Was war zuerst da, das schlechte PDF oder die schlechte Software?“ Und wer auf JavaScript-Logik im Formular setzt, solle vorsichtig sein: „Die allermeisten PDFs werden in Browsern geöffnet, und die meisten davon können kein JavaScript.“
Eine lebhafte Fragerunde
Nach dem Input wurde es interaktiv. Aus der Runde kamen so viele Fragen, dass wir sie kaum alle unterbringen konnten, von der Tab-Reihenfolge über Mehrfachauswahlen und Signaturen bis zu PDF/A und der Auswertung ausgefüllter Formulare. Die meistgestellten davon haben wir unten für Dich zusammengefasst.
Fazit
Das Fazit zog Markus Erle zum Abschluss der Session: Es gibt derzeit kein Tool, das barrierefreie Formulare auf dieser Ebene so einfach umsetzt und dabei die Labels richtig setzt, wie es für angemessenes Tagging vorgeschrieben ist. Ein starkes Argument, wenn Du axesWord intern beschaffen möchtest, und vor allem ein großer Schritt für die Nutzer*innen.
Wenn Du wissen möchtest, wie ein Screenreader-Nutzer mit solchen Formularen umgeht, wirf einen Blick auf unsere „Ask the Expert“-Session vom Februar mit Alexander Pavkovic zu barrierefreien PDF-Formularen aus der Nutzer*innenperspektive.
Du hast die letzte Ask-the-Expert-Session verpasst? Auf unserem YouTube-Kanal kannst Du dir die Sessions nochmal ansehen.
Ab wann ist das Feature verfügbar, und bekomme ich das Update automatisch?
Das Feature ist mit der finalen Version von axesWord verfügbar. Ob das Update automatisch ankommt, hängt von Deiner IT-Infrastruktur ab.
Welche Feldtypen kann ich einfügen?
Textfeld, Optionsfeld (Radio Button), Checkbox, Dropdown, Listenfeld und digitale Signatur. Bei Checkboxen und Optionsfeldern kannst Du zusätzlich die Darstellung wählen, etwa Kreuz, Häkchen oder Kreis.
Kann ich Mehrfachauswahlen umsetzen?
Ja. Dafür nutzt Du mehrere Checkboxen, bei denen mehrere Haken möglich sind. Optionsfelder erlauben dagegen genau eine Auswahl innerhalb einer Gruppe.
Kann ich Formularfelder mitten im Fließtext einsetzen, zum Beispiel für Lückentexte?
Ja. Das Feld bewegt sich mit dem umgebenden Text mit. Für längere Eingaben kannst Du ein mehrzeiliges Feld mit der Option „Bildlauf bei langem Text“ nutzen. Beachte, dass klassische PDF-Formularfelder statisch sind und nicht dynamisch mitwachsen.
Was passiert mit dem Feldnamen, wenn ich ein Feld kopiere?
Beim Kopieren wird der Name automatisch hochgezählt, damit keine Dopplungen entstehen. Du kannst zwei Felder aber bewusst gleich benennen. Dann erscheint an beiden Stellen automatisch derselbe Inhalt, praktisch, wenn ein Wert wie der Name mehrfach im Formular abgefragt wird.
Gelten die Formulareinstellungen für alle Dokumente oder pro Dokument?
Die Einstellungen sind an das jeweilige Dokument gebunden, nicht an den Rechner. Du kannst Dir daraus Vorlagen anlegen und so eine Art Formularfeld-Bibliothek aufbauen.
Kann ich die Leserichtung in Tabellen festlegen?
Ja, das ist ein bewährtes axesWord-Feature. Du zeichnest die Tabelle als Layouttabelle aus und wählst aus den verschiedenen Varianten die passende Lese- und Auflösungsrichtung.
Bleiben die Formularfelder erhalten, wenn Kolleg*innen ohne axesWord das Dokument in Word bearbeiten?
Ja, solange niemand sie aktiv löscht und keine problematische Formatkonvertierung stattfindet, etwa ein Speichern im alten .doc-Format.
Unterstützt axesWord Berechnungen oder Feldvalidierungen?
In der ersten Version noch nicht. Beides lässt sich bei Bedarf nachträglich in Acrobat oder Kofax ergänzen.
Kann ich Felder vorbelegen oder ein ausgefülltes Formular zurücksetzen?
Vorbelegen ja, dafür trägst Du einen Standardwert ein. Das Zurücksetzen ist eine Funktion des jeweiligen Viewers und unabhängig vom PDF.
Was hat es mit dem Label-Tag auf sich, und ist er verpflichtend?
Der Label-Tag verbindet ein Formularfeld fest mit seinem beschreibenden Text. Explizit verpflichtend ist er nicht, er ist aber im Tagged PDF Best Practice Guide der PDF Association als Empfehlung verankert und über das Prinzip der angemessenen Semantik gut zu begründen.
Kann ich zusätzlich ein PDF/A für die Archivierung erzeugen?
Ja. Barrierefreiheit bedeutet PDF/UA, die Archivierung PDF/A. Beides lässt sich per Klick in einem Dokument kombinieren.
Kann ich die Tab-Reihenfolge steuern?
Die Tab-Reihenfolge ergibt sich aus dem Textfluss. Content-Reihenfolge und Tab-Reihenfolge müssen laut Standard identisch sein.
Warum zeigt PAC nach dem Ausfüllen nicht alle Feldinhalte an?
Das hängt von der PAC-Version ab. Mit Version 26.1 funktioniert die Anzeige zuverlässig. Falls es bei einer Datei doch Probleme gibt, wende Dich an den Support von PAC.
Wie werte ich die ausgefüllten Formulare aus?
Das hängt von Deinem Workflow und IT-Umfeld ab und ist unabhängig von der Formularerstellung. Die Bandbreite reicht vom Export in eine Tabelle bis zur direkten Übergabe an eine Datenbank.
Bekomme ich für das Webinar Educational Credits der IAAP?
Educational Credits vergibt die IAAP, nicht axes4. Wir sorgen dafür, dass unsere Webinare pre-approved sind, den Nachweis reichst Du selbst bei der IAAP ein.
