Schritt für Schritt: Barrierefreie PDF-Formulare mit axesWord erstellen
Mit dem neuen Formularfeature in axesWord lassen sich barrierefreie PDF-Formulare direkt in Microsoft Word erstellen. Von Formularfeldern über Beschriftungen bis hin zu dokumentweiten Einstellungen erfolgt der gesamte Workflow in einer Anwendung. In diesem Beitrag zeigen wir die wichtigsten Funktionen und Schritte im Detail.
Formularfelder einfügen
Über den neuen Reiter Formulare in axesWord lassen sich verschiedene Formularfelder direkt in Microsoft Word einfügen, darunter Textfelder, Checkboxen, Radiobuttons, Dropdown-Listen, Listenfelder und digitale Signaturen.
Über den Aufgabenbereich Rollenzuordnungen können anschließend wichtige Eigenschaften wie die QuickInfo für Screenreader-Nutzer definiert werden.
Wichtig zu wissen: Die eingefügte Word-Form ist noch kein Formularfeld, sondern lediglich ein visueller Platzhalter innerhalb von Word. Erst beim PDF-Export erzeugt axesWord daraus ein interaktives und barrierefreies PDF-Formularfeld.
Eigenschaften von Formularfeldern anpassen
Nach dem Einfügen lassen sich Formularfelder im Aufgabenbereich Rollenzuordnungen individuell konfigurieren. Dort können unter anderem Feldname, QuickInfo, Größe, Farben, Rahmen, Schriftgröße sowie weitere feldspezifische Optionen festgelegt werden.
Je nach Feldtyp stehen zusätzliche Einstellungen zur Verfügung. Beispielsweise lassen sich Zeichenanzahl von Textfeldern begrenzen, die Mehrfachauswahl in Listenfelder erlauben oder Einträge für Dropdown-Listen definieren.
Dadurch lassen sich Formulare sowohl optisch als auch funktional an die jeweiligen Anforderungen anpassen.
Formularfeld-Beschriftungen korrekt zuordnen
Damit ein PDF-Formular wirklich barrierefrei ist, reicht ein Formularfeld allein nicht aus. Auch die sichtbare Beschriftung, beispielsweise „Name“, „E-Mail-Adresse“ oder „Telefonnummer“, muss korrekt mit dem Formularfeld verknüpft werden.
axesWord unterstützt dabei, Formularfeld-Beschriftungen gezielt zu definieren und den Formularfeldern zuzuordnen. Dadurch können Screenreader den Zusammenhang zwischen Beschriftung und Eingabefeld korrekt erkennen und wiedergeben.
Für größere Formulare lassen sich diese Einstellungen zentral festlegen, sodass die Beschriftungen im gesamten Dokument konsistent verarbeitet werden.
Dokumentweite Einstellungen nutzen
Für ein einheitliches Erscheinungsbild müssen viele Einstellungen nicht für jedes Formularfeld einzeln vorgenommen werden. Über die Formulareinstellungen können Standardwerte für neu eingefügte Formularfelder festgelegt werden.
Dazu gehören unter anderem Größe, Farben, Rahmen, Schriftgröße sowie die Positionierung der Formularfelder. Auch die Zuordnung von Formularfeld-Beschriftungen kann zentral definiert werden.
So lassen sich Formulare schneller erstellen und über das gesamte Dokument hinweg konsistent gestalten.
Noch tiefer einsteigen
Ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu allen Funktionen findest Du auf unserer Support-Seite
Fazit
Mit dem neuen Formularfeature erweitert axesWord die Erstellung barrierefreier PDFs um einen weiteren wichtigen Baustein. Formularfelder, Beschriftungen und Formulareinstellungen lassen sich direkt in Microsoft Word verwalten und als barrierefreie PDF-Formulare ausgeben.
Das reduziert Toolwechsel, vereinfacht die Pflege von Formularen und sorgt für einen durchgängigen Workflow
