Barrierefreie PDF-Dokumente in der Bundesagentur für Arbeit

In der Bundesagentur für Arbeit (BA) ist Barrierefreiheit bereits fest als strategisches Ziel verankert. Grundlage sind neben gesetzlichen Vorgaben wie dem Behindertengleichstellungsgesetz (BGG) und der Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0), auch das klare Ziel, dass alle Menschen uneingeschränkt kommunizieren, arbeiten und teilhaben können.

Das IT-Systemhaus als interner IT-Dienstleister betreut sowohl die Mitarbeitenden der BA als auch externe Kund:innen, wie Jobcenter oder Familienkassen.

Der erste Schritt auf dem Weg zu barrierefreien Dokumenten war eine ehrliche Bestandsaufnahme: Welche Dokumente entstehen in der BA? Wie barrierefrei sind sie wirklich? Und wie steht es um das Bewusstsein der Mitarbeitenden für digitale Barrierefreiheit?

Die Bestandsaufnahme zeigte: Viele Mitarbeitende der BA dachten, sie würden ihre Dokumente barrierefrei erstellen. Dies war jedoch nur eine Vermutung, da die richtigen Prüftools zum Testen der Dokument-Barrierefreiheit gefehlt haben.

Um das Problembewusstsein zu schärfen, wurde der PAC (PDF Accessibility Checker) auf allen digitalen Arbeitsplätzen der BA ausgerollt. So können alle Mitarbeitenden ihre PDFs ganz einfach und schnell auf internationale Standards der Barrierefreiheit prüfen.

Parallel zur Analyse wurde der zweite Schritt vorbereitet: Um barrierefreie Dokumente flächendeckend umzusetzen, braucht es eine Sammlung von einfach zugänglichem, verständlichem und praxisnahem Wissen. Deshalb wurden innerhalb der BA Grundsatzdokumente und Schulungen erstellt, welche die Erstellung barrierefreier Dokumente in Quelldokumenten erklären.

Da die Standard PDF-Exporte aus Microsoft Word nicht PDF/UA-konform sind, suchte das IT-Systemhaus nach einer Lösung, die diesen technischen Mangel behebt. Die Wahl fiel auf axesWord, dem axes4-Add-in für Microsoft Word.

Die Einführung erfolgte bewusst behutsam: In einer Machbarkeitsstudie testeten rund 100 Freiwillige der BA axesWord in ihrem Arbeitsalltag. Der Fokus lag dabei hauptsächlich auf der Frage: Passen die Rahmenbedingungen? Neben der technischen Tauglichkeit wurden auch Lizenzverwaltung, technischem Support, Datenschutz, IT-Sicherheit, usw. berücksichtigt.

Sobald PAC in der BA ausgerollt wurde, bekamen die Mitarbeitenden ein besseres Bewusstsein für die Problemlage der nicht-barrierefreien Dokumente. Über die gezielte Ansprache von Webautor:innen, dem Schneeballprinzip und dem Aktivieren bereits engagierter Mitarbeitender entstand schnell eine motivierte Testgruppe.

Nach einem Jahr erfolgreichem Einsatz plant das IT-Systemhaus nun den strukturierten Rollout von axesWord und auch von axesSlide. Ziel ist nach wie vor, barrierefreie PDF-Dokumente standardmäßig und effizient in der gesamten Organisation zu etablieren.