Fachbegriffe einfach erklärt: Barrierefreie Dokumente

Die Allianz Digitale Inklusion Schweiz ist ein Netzwerk, das die digitale Teilhabe aller Menschen fördern will. Das Netzwerk wurde 2024 ins Leben gerufen und besteht aus Organisationen der Bereiche Wirtschaft, Zivilgesellschaft, Bildung, Verwaltung und Forschung.

• Mehr zur ADIS erfährst du hier: Allianz Digitale Inklusion Schweiz: digitale Barrierefreiheit - axes4

Ein Alternativtext ist eine Textalternative für ein Bild. Wer beispielsweise eine Sehbehinderung hat und ein Bild deshalb nicht erkennen kann, lässt sich den Alternativtext über ein technisches Hilfsprogramm vorlesen und weiß dadurch, was auf dem Bild zu sehen ist.

• Wie Du gute Alternativtexte schreibst erfährst Du hier: Wie formuliere ich gute Alternativtexte für Abbildungen? – axes4

In einem barrierefreien Dokument muss jedes Element entweder als echter Inhalt oder als Artefakt gekennzeichnet sein. Ein Artefakt ist ein Element, das in einem Dokument keine inhaltliche Bedeutung hat und nicht wichtig für das Verstehen des Inhalts ist. Typische Artefakte sind rein dekorative Elemente (wie Hintergrundgrafiken) oder auch Druckmarken und Tabellenlinien.

Assistive Technologien sind Hilfsmittel in Form von Software- oder Handwarelösungen, die es Menschen mit Behinderungen ermöglichen, an der digitalen Welt teilzuhaben. Zu assistiven Technologien gehören beispielsweise Screenreader, Braille-Zeilen oder Vergrößerungssoftware.

• Mehr über die Nutzung eines Screenreaders erfährst Du hier: Aleksander Pavkovic über Dokumente und Screenreader - axes4
• Die Geschichte der Computer-Braille kannst Du hier nachlesen: Eine kurze Geschichte der Computerbraille - axes4

axes4 ist ein weltweit führendes Software- und Service-Unternehmen, das auf PDF-Barrierefreiheit spezialisiert ist. Seit 2015 entwickeln wir Lösungen, mit denen barrierefreie Dokumente effizient erstellt, geprüft und bearbeitet werden können. Unser Ziel ist es, digitale Barrierefreiheit selbstverständlich zu machen, damit alle Menschen gleichberechtigten Zugang zu Informationen haben.

Zu unseren Kund:innen zählen u.a. Ministerien, Hochschulen, Unternehmen und Agenturen, die auf unsere Produkte und Dienstleistungen vertrauen. Darüber hinaus engagieren wir uns aktiv in Fachverbänden und Arbeitsgruppen, um Barrierefreiheits-Standards weiterzuentwickeln und unser Wissen zu teilen.

Der axes4 Day, auch Tag der Dokument-Barrierefreiheit genannt, ist eine Veranstaltung von axes4 in Berlin, bei der sich alles um die Welt der barrierefreien Dokumente dreht. Im Mittelpunkt steht das Miteinander- und Voneinander Lernen. Den ganzen Tag über teilen hochkarätige Expertinnen und Experten ihre Tipps und inspirieren praxisnah zu mehr digitaler Inklusion.

• axes4 Day 2026
• Eine Übersicht zu allen bisherigen axes4 Days findest Du hier: axes4 Day: Das Event zur Barrierefreiheit - axes4

Barrierefreie Dokumente sind digitale Dokumente, die so gestaltet sind, dass sie von allen Menschen (mit und ohne Behinderungen) problemlos genutzt werden können.

Auf technischer Ebene bedeutet das, dass die Dokumente bestimmte technische Eigenschaften aufweisen, die in internationalen Standards (wie WCAG UND PDF/UA) festgeschrieben sind. Erfüllt ein Dokument diese Eigenschaften, kann es problemlos mit assistiven Technologien bedient werden.

Um ein PDF auf Barrierefreiheit zu prüfen, kannst Du es einfach mit PAC auf seine Barrierefreiheitseigenschaften testen.

Wichtig: Seit Juni 2025 ist digitale Barrierefreiheit  gesetzlich für viele Unternehmen aus der Privatwirtschaft verpflichtend. Damit ist auch die Bereitstellung von barrierefreien Dokumenten verpflichtend. Festgeschrieben ist das im Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG).

Das BFSG ist seit dem 28. Juni 2025 in Kraft und verpflichtet Unternehmen bei ihren digitalen Dienstleistungen und Produkten (im Geschäft mit Endkundschaft) zur Barrierefreiheit. Dazu gehören beispielsweise Online-Shops, Rechnungen, Online-Banking, Bedienungsanleitungen, Reservierungssysteme und vieles mehr.

Ausgenommen vom Barrierefreiheitsstärkungsgesetz sind Kleinunternehmen mit weniger als 10 Mitarbeitenden und einem Umsatz unter 2 Millionen Euro.

• Mehr Informationen zum BFSG erhältst Du hier: Barrierefreiheitsstärkungsgesetz einfach erklärt - axes4

Computerbraille ist eine Erweiterung der traditionellen Brailleschrift, die speziell für die Nutzung mit Computern entwickelt wurde. In der Computervariante werden acht anstatt sechs Punkte verwendet, da so auch Grafikzeichen wie „@“ oder „#“ dargestellt werden können.

• Mehr zur Computerbraille und ihrer Geschichte erfährst Du hier: Eine kurze Geschichte der Computerbraille - axes4

In einem barrierefreien Dokument muss jedes Element entweder als echter Inhalt oder als Artefakt gekennzeichnet sein. „Echter Inhalt“ bezieht sich auf alle Elemente, die zum Verstehen des Inhalts wichtig sind. Diese Elemente müssen mit Hilfe eines passenden Tags gekennzeichnet sein.

Einfache Sprache ist eine verständlichere Version der Deutschen Sprache, die in der Regel das Sprachniveau von A2 bis B2 abdeckt. Um einen Text in Einfacher Sprache zu formulieren, solltest Du unter anderem auf Folgendes achten:

1. Verzichte auf Fremdwörter oder Fachbegriffe
2. Nutze für jeden Gedanken einen neuen Satz
3. Schreibe kurze Sätze mit höchstens einem Komma
4. Nutze Bindestriche bei langen Wörtern (z.B. bei Dokument-Barrierefreiheit)

Mehr zu Einfacher Sprache und dem Vergleich zu Leichter Sprache erfährst Du hier: Einfache Sprache oder Leichte Sprache - axes4

Öffentliche Stellen und viele Unternehmen aus der Privatwirtschaft sind dazu verpflichtet, für ihre Websites bzw. digitalen Angebote eine detaillierte Erklärung zur Barrierefreiheit zu veröffentlichen.

Diese Erklärung soll einen schnellen Überblick über den Stand der Barrierefreiheit bieten und Gründe liefern, falls nicht alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind.

• Gesetzeslage für öffentliche Stellen: Behindertengleichstellungsgesetz (BGG)
• Gesetzeslage für die Privatwirtschaft: Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG)

Der European Accessibility Act (EAA) ist eine EU-Richtlinie, die im Juni 2019 verabschiedet wurde und Mindeststandards für digitale Barrierefreiheit festlegt. Da es sich um eine Richtlinie handelt, müssen die Mitgliedsstaaten der EU diese in nationales Recht umsetzen, was in Deutschland zur Einführung des BFSG geführt hat.

• Mehr Informationen zum BFSG findest Du hier: Bitkom-Praxisleitfaden

Inklusion bedeutet, dass jede Person selbstverständlich Teil des gesellschaftlichen Lebens ist – unabhängig von ihren individuellen Eigenschaften wie Aussehen, körperlichen Fähigkeiten, Sprache, usw.

Damit alle gleichberechtigt teilhaben können, braucht es passende Voraussetzungen. Einige Beispiele hierfür sind:

• Untertitel oder Übersetzungen in Gebärdensprache helfen Menschen, die Schwierigkeiten mit der Deutschen Lautsprache haben
• Rampen erleichtern die Bewegungsfreiheit für Menschen im Rollstuhl oder mit Kinderwagen
• Barrierefreie Dokumente ermöglichen u.a. Menschen mit Sehbehinderungen, Online-Inhalte wie Rechnungen oder Lohnsteuerbescheide eigenständig zu lesen

Vgl. PDF/UA-1

Vgl. PDF/UA-2

Leichte Sprache ist eine stark vereinfachte Version der Deutschen Sprache, die Texte (beispielsweise für Menschen mit kognitiven Einschränkungen) verständlich macht. Um diese Anforderung zu erfüllen, folgt Leichte Sprache festen Regeln, wie:

1. Beginne jeden Satz in einer neuen Zeile
2. Verzichte auf Abkürzungen, Verneinungen, Fremdwörter oder Fachbegriffe
3. Verzichte auf hohe Zahlen und Prozentangaben

Festgeschrieben sind diese Regeln u.a. in der DIN SPEC 33429.

• Mehr über Leichte Sprache und den Vergleich zu Einfacher Sprache erfährst du hier: Einfache Sprache oder Leichte Sprache - axes4

Eine Lesereihenfolge ist die Anordnung aller Inhalte eines Dokuments in logischer Reihenfolge. Sie zeigt assistiven Technologien an, in welcher Reihenfolge sie den Inhalt des Dokuments wiedergeben sollen.

Die Lesereihenfolge wird über den Strukturbaum des PDFs gesteuert, der beim Erstellen des Dokuments festgelegt und im fertigen PDF-Dokument beispielsweise mit axesPDF angepasst werden kann.

Barrierefreie PDFs enthalten sog. Metadaten, die Zusatzinformationen zum Dokument geben und dadurch dessen Zugänglichkeit verbessern. Der PDF/UA-Standard legt fest, welche Metadaten ein Dokument ausweisen muss: Dokumenttitel, Autor, Erstellungs- und Änderungsdatum, etc.

Ein „Note“-Element ist ein Strukturelement, das Fußnoten oder Endnoten kennzeichnet. Es zeigt assistiven Technologien an, dass es an der jeweiligen Stelle im Dokument eine Zusatzinformation gibt, die nicht im Hauptteil des Textes enthalten ist. Durch eine interne Verlinkung im „Note“-Element können die assistiven Technologien zwischen dem Haupttext und der Fuß- bzw. Endnote hin- und herspringen.

Originaltext (engl. actual text) ist ein Attribut in barrierefreien PDFs, das anstelle des geschriebenen Textes einen Ersatztext für die Verarbeitung durch assistive Technologien vorgibt.

Der Originaltext liegt unsichtbar hinter dem geschriebenen Text. Möchte ein Screenreader oder eine andere assistive Technologie den geschriebenen Text auslesen, wird stattdessen der dahinterliegende Originaltext ausgegeben.

PAC ist das weltweit führende, kostenlose Prüfwerkzeug, mit dem Du Deine PDFs in Sekundenschnelle auf ihre Barrierefreiheit prüfen kannst. PAC prüft die technischen Anforderungen an Dein Dokument, ausgehend von den Standards PDF/UA und WCAG. Gleichzeitig unterstützt er Dich mit den Qualitätsprüfungen bei der manuellen Prüfung deines PDFs.

• Zur Website von PAC: PAC – Kostenloses Tool zur Prüfung von PDF‑Barrierefreiheit - PAC

PDF/UA-1 ist ein internationaler Standard, der die Anforderungen an ein barrierefreies PDF festlegt. Technische Grundlage ist die PDF-Spezifikation ISO-32000-1 (PDF 1.7).

PDF/UA-1 beschreibt, welche Tags, Metadaten und Strukturen innerhalb von PDF 1.7 umsetzt werden müssen, um Barrierefreiheit sicherzustellen. Zusätzlich zu technischen Anforderungen enthält PDF/UA-1 auch Anforderungen an die allgemeine Barrierefreiheit, wie z.B. für Lesbarkeit und Verständlichkeit.

PDF/UA-2 wurde 2024 veröffentlicht und ist damit der neuere Standard im Vergleich zu PDF/UA-1. Technische Grundlage für den neuen Standard ist die PDF-Spezifikation ISO-32000-2 (PDF 2.0).

Ziel der Erstellung des neuen Standards war es, sich konsequent auf die PDF-spezifischen technischen Anforderungen zu begrenzen und alle inhaltlichen Erfordernisse (wie beispielsweise die Verständlichkeit) an andere Standards auszulagern.

Der PDF Accessibility Checker (PAC) prüft nicht nur die Einhaltung der offiziellen Standards PDF/UA und WCAG, sondern unterstützt auch bei der manuellen Prüfung des PDFs. Er bietet ein Set von Qualitätsprüfungen an, die auf mögliche Fehler hinweisen.

Um die finale Barrierefreiheit eines Dokuments einschätzen zu können, reichen die technischen Standards nicht aus. PDFs besitzen Eigenschaften, die nur von Menschen überprüft und letztendlich barrierefrei erstellt werden können. Die logische Lesereihenfolge kann beispielsweise nur von Menschen beurteilt werden.

• Mehr zu den Qualitätsprüfungen im PAC: PAC 2024 Qualitätsprüfungen – Prüfregeln & Checks im Überblick - PAC
• In unserer Artikelreihe zu den Qualitätsprüfungen erfährst Du, wie du mögliche Barrieren in Deinem Dokument beheben kannst: PAC - Categories - Blog - axes4

Ein Screenreader ist eine assistive Technologie, die auf Knopfdruck bestimmte Abschnitte einer Website oder eines Dokuments vorliest. Sie ermöglicht Menschen mit einer Sehbehinderung einen alternativen Zugang zu Informationen.

Ein korrekter Strukturbaum ist die Grundvoraussetzung dafür, dass Inhalte gut mit einem Screenreader ausgegeben werden können.

Der Strukturbaum ist das semantische Gerüst eines barrierefreien PDFs. Im Strukturbaum gliedern sich alle Inhaltselemente des Dokuments (Überschriften, Absätze, Listen, Tabellen, etc.) in hierarchischer Reihenfolge. Diese Reihenfolge zeigt assistiven Technologien an, welche Elemente sie nacheinander ausgeben sollen.

• In axesPDF lässt sich der Strukturbaum ganz einfach bearbeiten. Wie das funktioniert, erfährst Du hier: Aufgabenbereich "Logischer Strukturbaum" – axes4

Tags weisen den einzelnen Inhalten eines Dokuments ihre jeweilige Funktion zu.

• Textpassagen werden als Absatz (P) getaggt
• Überschriften werden als H1, H2, usw. (je nach Überschriftenebene) getaggt
• etc.

Das Taggen ermöglicht assistiven Technologien, die Struktur und Bedeutung des Inhalts zu verstehen. Sind beispielsweise alle Überschriften korrekt getaggt, können diese gezielt nacheinander angesteuert werden.

Alle Tags gemeinsam ergeben den sogenannten Strukturbaum.

• Du möchtest mehr über Tags erfahren? Dann schau auf unserem Blog vorbei: "Das Wesentliche ist für die Augen unsichtbar" - Tags in barrierefreien Dokumenten - 2023 - Posts - Blog - axes4

„TOC“ ist eine Abkürzung und steht für „Table of Contents“, was im Deutschen „Inhaltsverzeichnis“ bedeutet. Ein Inhaltsverzeichnis muss mindestens einen Inhaltsverzeichniseintrag („TOCI“, „Table of Content Items“) enthalten.

Hinweis: Im neuen Standard PDF 2.0 sind „TOC“ und „TOCI“ nicht mehr enthalten. Sobald sich PDF 2.0 etabliert hat und umsetzbar ist, werden sie durch Listen-Tags ersetzt.

Ein Use Case ist ein Anwendungsbeispiel, das zeigt, wie eine Organisation oder Institution ein Produkt/ Lösungsweg in der Praxis umsetzt. Auf unserem Blog teilen wir regelmäßig Use Cases zu unserer Software und berichten, wie unsere Kund:innen PDF-Barrierefreiheit erfolgreich im Arbeitsalltag umsetzen.

• Zu unseren Use Cases: Use Cases - Categories - Blog - axes4

Die WCAG sind international anerkannte Leitlinien zur barrierefreien Gestaltung digitaler Inhalte. Sie bilden die Grundlage für die europäische Norm EN 301 549, die in Deutschland rechtlich im BFSG (Barrierefreiheitsstärkungsgesetz) und der BITV (Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung) verankert ist.

Die WCAG basieren auf folgenden vier Prinzipien:

• Wahrnehmbarkeit
• Bedienbarkeit
• Verständlichkeit
• Robustheit

Diese Prinzipien bilden das Fundament der digitalen Barrierefreiheit und werden durch zwölf Richtlinien konkretisiert. Mehr zu den Richtlinien der WCAG: Portal Barrierefreiheit - Web Content Accessibility Guidelines - Web Content Accessibility Guidelines 2.1 (WCAG 2.1)

Jede interne Verlinkung hat ein genaues Ziel, das innerhalb des Dokuments liegt. Im ISO-Standard 32000-1 werden verschiedene interne Link-Ziele vorgestellt.

XYZ-Ziele sind die präzisesten Verlinkungen und eignen sich daher am besten für barrierefreie Dokumente. Ein Screenreader würde z.B. bei einer internen Verlinkung zu einer Überschrift exakt an dieser Überschrift ansetzen und den Inhalt ausgeben.

Technisch gesehen bestehen XYZ-Ziele aus der Zielseite, den X- und Y-Koordinaten der Seite und einem Zoomfaktor. Über diese Angaben kann jeder beliebige Punkt in einem Dokument als Verlinkungsziel festgelegt werden.

• Du möchtest mehr über interne Verlinkungen erfahren? Wir haben den passenden Blogartikel für Dich: Interne Links in barrierefreien PDFs - axes4